Persondatapolitik

Arkitektfirmaet Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen A/S, i det følgende kaldet VMB Arkitekter, behandler dine persondata i henhold til den gældende lovgivning.

Vi har udarbejdet nærværende oversigt over personoplysninger vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, hvad vi bruger dem til, og hvordan vi beskytter dem. Du også læse om dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Personoplysninger.

Personoplysninger er alle slags oplysninger om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, som f.eks:

Oplysninger om navn, stilling, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, uddannelse m.v.
Oplysninger om forsikringsselskab, håndværkere, bank eller lignende, hvis vi bliver bedt om at hjælpe med at håndtere disse ting.
Fotos og andre optagelser i forbindelse med registrering og kvalitetssikring.

Indsamling af personoplysninger.

Vi indsamler kun oplysninger til specifikke og saglige formål. Oplysninger der skal anvendes til at opfylde eller indgå en aftale med dig. Oplysningerne, vi anvender, er offentligt tilgængelige eller udleveret til os. Vi indsamler ikke politisk materiale, med mindre dette er samfaldende med kontaktoplysningerne.

For kunder, leverandør og samarbejdspartnere drejer det sig primært om administration og service.
Her behandler vi personoplysninger om medarbejdere, vi er i dialog med. Det er fx. oplysninger som navn, kontaktoplysninger, mailkorrespondance m.v.

For medarbejdere, praktikanter og ansøgere behandler vi personoplysninger om de personer vi er i dialog med.
Det er fx. oplysninger som navn, kontaktoplysninger, mailkorrespondance m.v.

Brug af personoplysninger.

VMB Arkitekter bruger blandt andet person- og virksomhedsoplysninger, når vi:

Oprettelse i kundekartotek.
I forbindelse med aktuelt eller potentielt samarbejde, hvor vi har brug for at kontakte dig. Blandt andet, når vi rådgiver eller ansætter dig.
Kontakter andre virksomheder i forbindelse med mulige samarbejder, udbud af arbejder og lignende.

Anviser regninger, modtager indbetalinger og foretager udbetalinger.
Informerer på vores hjemmeside og i vores reklamer og publikationer.
Opretter og administrerer nyhedsbreve, julekort og anden reklame til virksomhedens kontaktpersoner og abonnenter.

Offentliggørelse af private personoplysninger vil kun ske efter forudgående aftale.

De retlige grundlag for vores behandling af dine personoplysninger følger af Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelsesloven.

Vi vil altid oplyse dig hvordan vi behandler dine personoplysninger. Hvordan du får oplysningerne afhænger af den konkrete sammenhæng – fx. om du søger ansættelse, om du er kunde eller leverandør eller om du blot sender os en e-mail med et spørgsmål.

Deling af persondata.

Vi kan dele dine personlige oplysninger med andre leverandører og samarbejdspartnere, f.eks. andre rådgivere, din bank, et forsikringsselskab, håndværkere etc., når det er nødvendigt for at vi kan opfylde vores aftale med dig.

Herudover kan vi dele dine personlige oplysninger, hvis vi er forpligtede til at overdrage eller dele dine personlige oplysninger med offentlige- og retslige myndigheder, herunder hvis vi skal indberette oplysninger til det offentlige.

Hvilke persondata gemmes.

Vi gemmer persondata i forbindelse for at kunne kontakte og servicere jer i forbindelse med de enkelte sager, eller for at kontakte dig for senere samarbejde. Vi registrer og gemmer derfor navn, e-mail, evt. telefonnummer og aktuelle sagsakter når du kontakter os for rådgivning eller salg.

Med mindre du specifikt beder om sletning, gemmes persondata lige så længe som den sag de vedrører.
Dette gøres for at vi senere kan følge op på sagen.

Opbevaring af persondata.

Alle persondata opbevares på vore egne servere.

Derudover opbevares e-mail og faktureringsoplysninger hos eksterne databehandlere:
E-mail kommunikation opbevares på Microsofts Office 365-servere.
Kundeoplysninger for fakturering opbevares på Eazyproject’s servere.

Vi beskytter dine personoplysninger og har interne regler og processer for vores informationssikkerhed.

Vi påser løbende, at vi og databehandlerene har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at dine personlige oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, går tabt eller forringes. Endvidere sikrer vi, at de ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger. tilintetgørelse, tab, ændring samt uautoriseret videregivelsen eller offentliggørelse.

Derudover sikrer vi, at uvedkommende ikke får adgang til dine personoplysninger. For at undgå tab af information, tager vi desuden løbende backup af vores systemer. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der indebærer en høj risiko for dig, vil vi underrette dig så hurtigt som muligt.
Vi opbevarer kun dine og virksomhedens oplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til sagsbehandlingen. Når vi ikke længere kan bruge oplysningerne, så sletter vi dem.

Persondataoplysninger i kundekartoteket slettes kun, hvis det ønskes.

Persondata om medarbejdere slettes et år efter arbejdsforholdets ophør. Eller så længe det kræves for at opfylde vores forpligtigelser overfor medarbejderen.

Dine rettigheder.

Du er til enhver tid berettiget til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har indsamlet, og som vi opbevarer og behandler om dig. Ønsker du at få det oplyst, så kontakt os på vores e-mail eller hovedtelefonnummer.

Du kan til en enhver tid kræve berigtigelse, gøre indsigelse eller få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan det ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk

Dataansvarlig.

Dine personoplysninger indsamles og behandles af:

Arkitektfirmaet Vilhelmsen, Marxen & Bech-Jensen A/S
CVR 14247335
Skovvejen 46, i
8000 Aarhus C
Telefon 86 13 89 00
vmb@vmb-arkitekter.dk